Privacybeleid
De onderneming is zich bewust van het belang om in dit tijdperk van geavanceerde informatie- en communicatietechnologie (ICT) algemene en specifieke persoonsgegevens te beschermen, en wil dat doel bereiken door het hieronder toegelichte beleid toe te passen.
1. Verzamelen van persoonsgegevens
De onderneming verzamelt persoonsgegevens met behulp van rechtmatige en eerlijke middelen.
2. Gebruik van persoonsgegevens
De onderneming gebruikt persoonsgegevens voor het volgende doel zoals dit kenbaar wordt gemaakt op het tijdstip dat die gegevens verzameld worden, of zoals dit duidelijk blijkt uit de voorwaarden waaronder die gegevens verzameld worden voor zover zulks noodzakelijk is ter uitvoering van bedrijfsactiviteiten. De onderneming gebruikt de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden behalve wanneer de betrokkene toestemming daartoe verleent of tenzij zulks wettelijk toegestaan is.
Persoonsgegevens over klanten
(1) Verzenden van informatie over evenementen
(2) Steun verlenen aan onderzoek en raadpleging
(3) Nakomen van overeenkomsten
(4) Onderhandelingen, vergaderingen enz. met klanten
Persoonsgegevens over aandeelhouders
(1) Uitoefenen van rechten en nakomen van verplichtingen krachtens het vennootschapsrecht (“Companies Act”)
(2) Verstrekken van diverse voordelen
(3) Uitvoeren van diverse bepalingen van het aandeelhoudersbeleid (vragenlijsten, enz.)
(4) Beheer van aandeelhouders conform ter zake geldende wetgeving
Persoonsgegevens van leidinggevenden, werknemers enz. van andere ondernemingen, met inbegrip van klanten, regeringsfunctionarissen, overheidsdiensten enz.
(1) Diverse mededelingen, rapporten, onderzoeken, onderhandelingen, enz. ten behoeve van bedrijfsactiviteiten
(2) Betalingen, inkomsten, kredietbeheer enz. in het kader van de bedrijfsvoering
Persoonsgegevens over sollicitanten
(1) Informeren van sollicitanten en met hen communiceren over vacatures, rekrutering enz.
(2) Indienstnemingen/aanwervingen bij de onderneming
3. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden
Tenzij wettelijk uitdrukkelijk anders is bepaald, geeft de onderneming persoonsgegevens niet door aan derden (met uitzondering van aannemers) zonder voorafgaande toestemming van de betrokkene.
4. Gedeeld gebruik van persoonsgegevens
Het is de onderneming onder de volgende voorwaarden toegestaan de verstrekte persoonsgegevens te delen met en te gebruiken in haar binnenlandse filialen en buitenlandse dochterondernemingen:
(1) Gedeelde en gebruikte persoonsgegevens Naam, geboortedatum, leeftijd, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geschiedenis van productaankopen
(2) Bereik van de personen die de persoonsgegevens delen en gebruiken De onderneming en haar binnenlandse filialen en buitenlandse dochterondernemingen
(3) Gebruiksdoel van de personen die de persoonsgegevens gebruiken Zoals nader omschreven onder 2. (Gebruik van persoonsgegevens) hierboven
(4) Naam van de verantwoordelijke voor het beheer van die persoonsgegevens Yamabiko Corporation
5. Beheer van persoonsgegevens
• De onderneming zorgt ervoor dat de persoonsgegevens accuraat blijven en dat ze veilig beheerd worden.
• De onderneming neemt de nodige informatiebeveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, beschadiging, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking, ongeoorloofde toegang, computervirussen enz.
• De onderneming verhindert dat persoonsgegevens openbaar gemaakt worden door bepaalde handelingen, zoals verwijdering uit bedrijfsruimten, externe verzending, enz.
6. Toezicht op aannemers
Indien de onderneming de verwerking van persoonsgegevens aan derden uitbesteedt, is de onderaannemer contractueel verplicht deze gegevens geheim te houden, niet aan derden bekend te maken, en naar behoren te beheren.
7. Verstrekking, wijziging, stopzetting van het gebruik, en wissing van persoonsgegevens
De onderneming erkent het recht van de betrokkene om te verzoeken om verstrekking, wijziging, stopzetting van het gebruik en wissing enz. van de hen betreffende persoonsgegevens. De onderneming verbindt zich ertoe onverwijld te reageren op elk daartoe strekkend verzoek. Als u vragen of opmerkingen hebt over de wijze waarop de onderneming omgaat met persoonsgegevens, neemt u het best contact op met ons “Personal Information Consultation Centre”.
8. Organisatie/structuur
• De onderneming benoemt een manager voor persoonsgegevensbescherming en ziet erop toe dat persoonsgegevens naar behoren worden beheerd.
• De onderneming geeft haar leidinggevenden en werknemers een opleiding over de bescherming van persoonsgegevens en geschikte beheermethoden. De onderneming draagt ervoor zorg dat er in de dagelijkse bedrijfsactiviteiten naar behoren omgegaan wordt met persoonsgegevens.
9. Vaststelling, uitvoering, handhaving en verbetering van het programma voor persoonsgegevensbescherming
Om dit beleid ten uitvoer te brengen, stelt de onderneming een programma voor persoonsgegevensbescherming vast (met inbegrip van dit beleid, voorschriften inzake het programma voor persoonsgegevensbescherming en daarmee samenhangende regels en voorschriften). De onderneming zal dit programma kenbaar maken aan haar werknemers, uitvoeren, handhaven en voortdurend verbeteren.
10. Verwerken van specifieke persoonsbonden gegevens
De onderneming houdt zich aan de “Act on the Use of Numbers to Identify a Specific Individual in Administrative Procedures” en de “Guidelines Concerning Proper Handling of Specific Personal Information (Business Edition)” en verwerkt specifieke persoonsgegevens dienovereenkomstig.